はじめに｜資料作成がしんどい本当の理由
「明日までに、この業界の市場動向まとめといて」
この一言、正直きついですよね。
スライドを開いたはいいものの、何から調べればいいかわからず、ネット記事を行ったり来たりして、気づけば1〜2時間溶けている。
実はこれ、あなたの能力の問題じゃありません。
資料作成がしんどい原因の9割は、リサーチに時間がかかりすぎていることなんです。
見た目を整える前に、
・業界の全体像がわかっていない
・競合の強み・違いが整理できていない
・数字や根拠が弱い
この状態で資料を作ろうとするから、手が止まります。
そこで使ってほしいのがChatGPTです。
デザインではなく、リサーチ工程そのものをAIに任せる。
これだけで、資料作成のしんどさは一気に減ります。
なぜ「資料作成の9割はリサーチ」なのか
資料作成でよくある失敗パターンはこれです。
・いきなりPowerPointを開く
・ネット検索で情報を拾い集める
・後から「なんか弱いな…」と全部作り直す
リサーチが甘い資料は、必ずこうなります。
・上司やクライアントから「根拠は？」と聞かれる
・最新トレンドが反映されておらず古く見える
・競合との差が曖昧で、結論が弱い
逆に、リサーチが整理されていると、
・話の軸がブレない
・説明が短くなる
・質問されても落ち着いて答えられる
自信は、情報の量と整理度から生まれるんですよね。
ChatGPTを「超優秀なリサーチ助手」にする考え方
ChatGPTに「〇〇業界について教えて」と聞くだけだと、正直あまり使えません。
ポイントは、役割と出力形式を最初に決めることです。
意識したいのはこの3つ。
・誰として答えてほしいか
・どんな構造で出してほしいか
・最新情報を前提にしてほしいか
たとえば、
「あなたは戦略コンサルタントです」
「資料に使うので、表形式でまとめてください」
「最新の市場動向を前提にしてください」
これだけで、出てくる内容の質が一段変わります。
裏技① 業界マップを一瞬で作るChatGPTの使い方
業界理解で一番しんどいのが、「この業界、結局どういう構造なの？」という部分。
ここもChatGPTに任せましょう。
そのまま使える指示例はこちらです。
「〇〇業界について、主要プレイヤーをビジネスモデル別に4〜5カテゴリに分類してください。
各カテゴリの代表的な企業名と、市場シェアの傾向も簡単に教えてください。」
これだけで、
・業界の全体像
・どんな会社がどこにいるのか
・競争の構造
が、一気に言語化されます。
正直、これを自力でやろうとすると、かなり時間がかかります。
最初の全体把握をAIに任せるだけで、資料作成のスピードは段違いです。
裏技② 競合の「強み」と「弱み」を客観的に洗い出す
競合分析も、人がやるとどうしても主観が混ざります。
ChatGPTには、こんな聞き方がおすすめです。
「A社とB社を
・価格
・技術力
・サポート体制
の3軸で比較してください。
また、ユーザーレビューから推測できる弱点も教えてください。」
すると、
・自分では気づかなかった差
・競合の弱点になりそうなポイント
を、かなり冷静に整理してくれます。
ここで大事なのは、
AIの答えをそのまま使わないこと。
「なるほど、確かにここは自社の強みだな」
「この視点は使えそうだな」
こうやって、最後の判断は人がする。
AIはあくまで材料出しとして活用するイメージです。
AIリサーチを使うときの注意点
ChatGPTは便利ですが、万能ではありません。
最低限、ここだけは守ってください。
・重要な数字や固有名詞は公式情報で確認する
・AIの推測を「事実」として書かない
・最後は必ず自分の言葉でまとめる
特に資料の場合、
「だから、我が社はこう動くべきです」
この一文は、人間にしか書けません。
AIの役割は、考える材料を揃えることです。
結局、どのツールを使えばいい？
いろいろありますが、正直これだけで十分です。
おすすめは1つだけ。
・ChatGPT Plus
理由はシンプルで、
・リサーチ
・業界整理
・競合分析
・構成づくり
これ全部を1つでカバーできるから。
無料版でも試せますが、
実務で使うなら有料版のほうが圧倒的にストレスが少ないです。
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利用前に公式サイトで最新情報をご確認ください。
まとめ｜資料作成は「頑張る仕事」じゃない
資料作成って、
「時間をかけた人が偉い仕事」じゃないんですよね。
・リサーチはAIに任せる
・人は考えるところに集中する
・浮いた時間で、伝え方を磨く
これが、今いちばん賢いやり方です。
まずは次の資料で、
ChatGPTにこう聞いてみてください。
「この業界の全体像を、資料用に整理してください」
それだけで、
資料作成のしんどさは確実に変わります。
また次も、この路線で一緒に作っていきましょう。