※本記事にはアフィリエイトリンクが含まれる場合があります。紹介しているツールは実際の評価や機能をもとに厳選しています。
議事録は楽になったのに、なぜ仕事は忙しいままなのか
「会議の内容をまとめるだけで精一杯。
しかも結局、決まったことが実行されていない。」
多くのビジネスパーソンが、
一度は感じたことのある悩みではないでしょうか。
最近はAIのおかげで、
議事録の作成はかなり楽になりました。
音声を録音するだけで、
会議の内容を自動で整理してくれるツールも増えています。
それなのに、
仕事が楽になった実感はあまりない。
その理由はシンプルです。
私たちが本当に解決したかった問題は、
「議事録を作る手間」ではなかったからです。
本当の問題は、
会議そのものに使われている時間です。
そもそも、その会議は必要ですか？
実は、無駄になりやすい会議には共通点があります。
もし次のどれかに当てはまるなら、
その会議は見直す余地があります。
・情報共有だけの会議
・参加者の多くが聞くだけになっている
・「定例だから」という理由で続いている
例えば、
資料の説明だけの会議。
これはメールやチャットでも十分伝えられます。
それでも会議を開いてしまうと、
参加者全員の時間を同時に止めることになります。
1時間の会議に5人参加していれば、
実際には 5時間分の時間 が消えていることになります。
「この1時間、メール返信に使えたのに。」
そんな経験がある人も多いのではないでしょうか。
会議を減らすための3つの仕組み
最近は、
会議を減らすための働き方が広がっています。
キーワードは
非同期コミュニケーションです。
これは、
同じ時間に集まらなくても情報共有ができる仕組みのことです。
実際に効果が高い方法を紹介します。
①動画で説明する
資料説明のためだけの会議は、
動画に置き換えるとかなり減らせます。
画面録画ツールを使えば、
5分ほどの動画で説明ができます。
相手は好きな時間に視聴できるので、
会議の時間を確保する必要がなくなります。
おすすめツールの一つが Loom です。
・画面録画が簡単
・URL共有だけで説明できる
・会議をかなり減らせる
海外の企業では、
この方法がかなり広がっています。
②タスク管理を見える化する
多くの会議は、
進捗確認のために行われています。
しかし、
タスク管理ツールを使えば、
誰が何をしているかをリアルタイムで確認できます。
おすすめなのが Notion です。
・タスク管理
・ドキュメント共有
・AI要約
これらを一つの場所で管理できます。
会議をしなくても、
チームの状況が見えるようになります。
③ドキュメント中心の文化にする
最近は、
会議よりもドキュメントで議論する企業も増えています。
資料を事前に共有し、
コメントで議論を進める方法です。
この方法だと、
会議の時間を取らなくても意思決定ができます。
また、
思考を整理して書くことになるので、
議論の質も上がりやすいです。
それでも必要な会議は「短くする」
もちろん、
すべての会議が不要というわけではありません。
例えば次のような場面です。
・ブレインストーミング
・重要な意思決定
・感情を伴う話し合い
こういう場面では、
対面のコミュニケーションが役立ちます。
ただし、
時間の設計は重要です。
多くの会議は
45分や60分で設定されています。
しかし実際には、
15分程度でも十分に議論できます。
事前に議題を共有し、
話すテーマを絞るだけで、
会議の時間はかなり短くなります。
まとめ
会議を減らすことは、
単なる時短テクニックではありません。
それは、自分とチームの集中力を守るための仕組みです。
AIのおかげで、議事録の作成は簡単になりました。
しかし本当に大事なのは、
会議そのものを減らすことです。
僕自身、会議に使う時間が本当に勿体ないと感じていて、
時間差で同じことを別の人に共有しないといけないみたいなことが結構あったんですよね。
なので、自分が伝えたいことの要約をAIにさせて
ざっくりでも「なにを伝えたいのか」を
事前に伝えておくだけで、会議時間を短くしています。
（中には無くなった会議もありますね）
もし今、会議の多さに疲れているなら、
一度だけ次の質問をしてみてください。
「この会議、本当に必要だろうか？」
その問いかけが、
あなたの働き方を変えるきっかけになるかもしれません。